マニュアルのボリュームがあり使いづらい時の対象方法とは？
マニュアルのボリュームがあり使いづらい時の対象方法とは？
結論から言うと、手順などをA4サイズ1枚にまとめたクイックリファレンスを作成して活用してもらうと良いでしょう。
このことについて、もう少し掘り下げてみます。
マニュアルのボリュームが半端ない
マニュアルを作成すると、基本的な手順のほかに、注意点やイレギュラー対応などを入れたくなります。
また、作業のミスなどが発生すると、その対策も追加されます。
そうすると、ページ数が多くなり、現場で使いづらくなります。結果として、マニュアルを見なくなります。
折角マニュアルを作成したものの、活用されないのはもったいないです。全く意味がありません。
そのような状態ですと、あやふやな状況で作業をしてしまうことになります。そのため決められた手順が守られず、ミスの元になってしまいます。
ミスが発生すると「マニュアルに書いてあるじゃないか！なんでマニュアルを読まないんだ！」と上司に叱られた経験があるのではないでしょうか。
それは、使いづらいマニュアルを使わせて作業をさせていた方に責任があります。
ペラ1枚のクイックリファレンスを作成しよう
マニュアルのページ数が多く、ボリュームがある場合は、作業手順や作業場のポイントをまとめたクイックリファレンスを作成しましょう。
クイックリファレンスはA4サイズ1枚が理想です。ペラ1枚が良いでしょう。
実際、ある程度作業を覚えてしまえば、頻繁にマニュアルを見ながらということは少なくなります。
現場では、そのクイックリファレンスを見て作業の確認をしてもらいます。
そのうえで、不明な点や詳細に確認したい点があれば、元のマニュアルを参照すればよいのです。
また、クリックリファレンスは、基本的な教育をする際の教材にもなります。
まとめ
・ボリュームがあるマニュアルは、使いづらく現場で活用されなくなってしまう。
・A4サイズ1枚のクイックリファレンスを作成することで、作業の必要なポイントを確認できるようになる。
・不明な点や詳細に確認したい場合は、元のボリューミーなマニュアルを参照すれば良い。